Die Aufgabe: Einheitliches Informationssystem, Kennzahlensystem und Berichtswesen

Die Ziele der BMW Group waren hochgesteckt: Es sollte nicht nur ein Geschäftsfeld übergreifendes Informationssystem für die gesamte Betreuerorganisation etabliert werden, sondern auch ein einheitliches Kennzahlensystem zur Performance-Messung sowie ein durchgängiges Berichtswesen im After Service.

IT-seitig ging es darum, dass alle Außen- und Innendienstmitarbeiter jederzeit und von jedem Ort auf umfassende, aktuell verfügbare Daten zugreifen können. Die fachliche Anforderung lautete: alle vertriebsrelevanten Informationen der Händler aus anderen operativen Systemen importieren oder in dem neuen System erheben.

Dies bedeutete konkret: eine Vertriebsplattform bereitzustellen mit Schnittstellen zu den zahlreichen Zentralsystemen und eine vollständige Sicht über weltweit alle Vertriebsorganisationen und Geschäftsbeziehungen zwischen der BMW Group und der Händlerschaft zu gewährleisten – eine Mammutaufgabe, mit der Cirquent betraut wurde.

Die Lösung: Schritt für Schritt – von VerA zu COBIS

Der Weg zu einer weltweit einheitlichen Vertriebs- und Außendienstanwendung, kurz VerA, begann 1995 mit einer Client-Server-Technologie. 2000 wurde das System auf Webtechnik migriert und schrittweise auf Europa und andere Kontinente ausgeweitet. Nach einem Relaunch 2005 mit einhergehender, verbesserter Benutzerführung und höherer Individualisierung der Anwendung wurde aus VerA das Corporate Business Information System: COBIS versorgt seit Oktober 2005 die Gebietsleiter mit tagesaktuellen Informationen via Web und ermöglicht seither eine Online-Planung der Händlerbetriebe vor Ort. Konkret haben die Gebietsleiter nunmehr Zugriff auf Händlerstammdaten, Auftragseingänge und -bestände sowie Informationen zu Marktsegmentanteilen, Fahrzeugströmen, Potenzialen und Aktionen für die Verkaufsförderung.

Rundumsicht auf die gesamte Handelsorganisation: Der nächste Entwicklungsschritt – die Integration von Teilevertrieb & Service – dauerte bis November 2006 und umfasste Fachfunktionen wie Besuchsberichte, Stichproben, Checklisten, Gewährleistungsprüfungen, Kapazitäts- und Potenzialplanung sowie Auswertungen über die Kennzahlen aus dem Händlerbetriebsvergleich. Damit versorgt COBIS alle Außendienstmitarbeiter mit einer Rundumsicht auf die gesamte Handelsorganisation und bietet somit eine effektive Unterstützung bei all ihren Außendienstaktivitäten.

Vertriebsportal mit hunderten Funktionen: Heute bietet COBIS online weit über 300 Dialog- und Report-Funktionen wie Händler Balanced Scorecard, Händlermarketingplan, Bonussystem der Importeure, Kundenzufriedenheit und Monitoring von Gewährleistung und Kulanz. Zudem hat COBIS mächtige Basisfunktionen wie Mehrsprachigkeit und Multi-Währungsfähigkeit. Damit ist COBIS nicht nur eine Anwendung, sondern ein Vertriebsportal mit zahlreichen integrierten Vertriebsanwendungen.

Die wichtigsten Module von COBIS: geschäftsfeldübergreifende Businessplanung – durchgängiges Berichtswesen im After Service – einheitliches Kennzahlensystem (KPI Cockpit) – Marketingplanung – Eigentests von Händlern zur Performance-Messung – Bonifizierung von Händlerleistungen.

Der Nutzen: Herzstück für effiziente Händlerentwicklung

Mit COBIS arbeiten heute weltweit circa 5.000 Händlermitarbeiter sowie 1.500 Beschäftigte im Innen- und Außendienst, die pro Woche rund 15.000 Systemaufrufe erzeugen. Ihnen allen steht jetzt ein einziges System zur Verfügung, das so gut wie alle Vertriebsstrukturen und -aktivitäten abbildet. Sämtliche vertriebsrelevante Auswertungen, die in einheitlicher Form vorliegen müssen, lassen sich schnell und effektiv realisieren. Und für eigene Auswertungen können die Anwender die Daten einfach in ihre Office-Anwendungen exportieren. Nicht zuletzt der hohe Benutzerkomfort führt dazu, dass COBIS vonseiten der Anwender eine große Akzeptanz erfährt und die BMW Group mit der Applikation und der Leistung von Cirquent hoch zufrieden ist.